Governare gli acquisti nei sistemi bibliotecari degli Atenei: strumenti, responsabilità e processi decisionali

Descrizione

Il corso pensato per chi desidera approcciare o rafforzare la propria capacità di leggere e governare i processi di acquisizione in una prospettiva non solo tecnica, ma strategica e organizzativa.

Il percorso formativo si propone di fornire una visione chiara e strutturata del ruolo delle acquisizioni nella governance delle biblioteche universitarie, aiutando i partecipanti a comprendere come le scelte relative alla spesa per risorse informative si inseriscano nel quadro più ampio del bilancio e della programmazione dell’Ateneo. Particolare attenzione è dedicata alla programmazione della spesa, alla lettura del budget di biblioteca o di sistema e alla relazione tra bisogni informativi, vincoli economici e responsabilità pubbliche.

Nel corso delle lezioni vengono affrontati i principali modelli di acquisizione oggi utilizzati nelle biblioteche accademiche, il quadro normativo di riferimento e le procedure previste dal Codice dei Contratti Pubblici, applicate al contesto, nonché le diverse tipologie di acquisto e le loro implicazioni organizzative. Il percorso si completa con una riflessione sui modelli di centralizzazione, sull’ottimizzazione delle risorse e sul rapporto tra bibliotecari e strutture amministrative, con l’obiettivo di favorire una collaborazione più consapevole ed efficace.

Il corso alterna momenti di inquadramento teorico, esempi concreti e casi pratici, offrendo strumenti utili sia per la gestione quotidiana delle attività di acquisizione sia per chi è chiamato, o si prepara, a ricoprire ruoli di coordinamento e responsabilità all’interno dei sistemi bibliotecari universitari.

A chi è rivolto?
o   Bibliotecari delle Università impegnati o interessati ad approfondire le attività di direzione, pianificazione e gestione della spesa
o   Candidati a concorsi per funzionari dell’Area Biblioteche, interessati ad acquisire competenze amministrative e gestionali applicate al contesto delle biblioteche accademiche
o   Coordinatori di area o di settore, responsabili di polo; referenti per le acquisizioni, e bibliotecari coinvolti nei processi di programmazione, acquisto e gestione delle risorse
o   Personale amministrativo che opera stabilmente a supporto delle biblioteche e dei sistemi bibliotecari degli Atenei

Obiettivi formativi
Al termine del corso i partecipanti saranno in grado di:

o   Programmare e governare gli acquisti nel contesto attuale delle biblioteche accademiche o dei sistemi bibliotecari

o   Orientarsi consapevolmente tra le principali tipologie contrattuali e le modalità di acquisizione

o   Comprendere gli elementi essenziali del Codice dei Contratti Pubblici, le attività negoziali e gli adempimenti amministrativi applicati al contesto attuale delle biblioteche accademiche

o   Comprendere e analizzare un budget di biblioteca o di sistema

o   Valutare e progettare operazioni di centralizzazione e ottimizzazione della spesa

o   Gestire in modo efficace il rapporto tra bibliotecari e amministrativi

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La quota del corso è 120 € (IVA inclusa) e comprende:

• 4 lezioni online da 90 minuti
• accesso alle registrazioni delle lezioni fino a una settimana dopo la conclusione del corso
• materiali forniti dai docenti
• attestato di partecipazione

L’iscrizione al corso include l’accesso alla classe virtuale su Basecamp, una piattaforma innovativa che arricchisce l’esperienza formativa andando oltre le lezioni frontali. Uno spazio di confronto continuo che consente la comunicazione con il docente e con i compagni di corso anche al di fuori degli orari di lezione, l’accesso a materiali, link e aggiornamenti e la possibilità di dibattito e condivisione costante.

Quota iscritti all'Associazione Biblioteche oggi: 108 €
Iscrizioni aperte fino al 24/02/2026, salvo esaurimento posti 

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Il programma completo

Modulo 1 – Acquisizioni, governance e cornice economica

Focus direttivo

Inquadrare le acquisizioni bibliotecarie come funzione strategica di governo del sistema bibliotecario, collocandole all’interno della cornice economica e istituzionale dell’Ateneo.
Comprendere il ruolo del budget come condizione di partenza di ogni scelta programmatoria.

Contenuti

• Il ruolo strategico delle acquisizioni nella governance della biblioteca e del sistema bibliotecario
• Le acquisizioni come spazio decisionale integrato: dimensione biblioteconomica; dimensione amministrativa; dimensione strategica
• Evoluzione dei modelli di acquisizione e impatto sull’organizzazione
• Introduzione al budget di biblioteca e di sistema: voci di spesa principali; spesa rigida e spesa programmabile; continuità degli abbonamenti
• Relazione tra:

• bilancio di Ateneo
• programmazione triennale
• politiche di acquisizione bibliotecarie

Caso pratico

• Analisi guidata di una situazione tipo di biblioteca o sistema bibliotecario:

         - quadro delle risorse economiche

         - vincoli strutturali

         - primi spazi decisionali

 

Modulo 2 – Programmazione della spesa e degli acquisti

Focus direttivo

Costruire una programmazione consapevole e sostenibile della spesa per acquisizioni, traducendo il quadro economico e istituzionale in scelte operative e priorità.

Contenuti

• Perché programmare la spesa nelle biblioteche accademiche: sostenibilità; trasparenza; responsabilità pubblica

• Relazione tra:

         - bisogni informativi della comunità accademica

         - vincoli di bilancio

         - quadro normativo

• Strumenti per la programmazione:

         - piani annuali e pluriennali delle acquisizioni

         - storicità della spesa

         - dati di utilizzo e indicatori

• Centralizzazione delle attività come scelta programmatoria:

         - modelli organizzativi

         - vantaggi e criticità

• Razionalizzazione degli acquisti

Caso pratico

• Costruzione di una bozza di programmazione:

         - definizione delle priorità

         - individuazione delle aree critiche

         - prime ipotesi di razionalizzazione

Modulo 3 – Il Codice dei Contratti Pubblici applicato alle biblioteche

Focus direttivo

Collocare le acquisizioni bibliotecarie all’interno del sistema delle responsabilità pubbliche, comprendendo come le scelte programmatorie si traducono in procedure amministrative, evitando sia l’eccesso di formalismo sia l’improvvisazione.

Contenuti

• Il Codice dei Contratti Pubblici nel contesto delle biblioteche accademiche
• Principi fondamentali
• Soglie e procedure rilevanti per le biblioteche universitarie
• Affidamenti diretti, procedure negoziate e gare aperte
• Il ruolo del RUP e la distribuzione delle responsabilità
• Il MEPA e le altre piattaforme, allo stato attuale
• Gli adempimenti ANAC, allo stato attuale
• Gli incentivi per le funzioni tecniche (ex art. 113 del Codice dei Contratti Pubblici) e le implicazioni organizzative
• Errori ricorrenti nelle acquisizioni bibliotecarie

Caso pratico

• Analisi di una procedura di acquisto:

        - individuazione degli snodi critici

        - responsabilità e rischi operativi

Modulo 4 – Tipologie di acquisto, gare e organizzazione del sistema

Focus direttivo

Tradurre la programmazione e le scelte procedurali in assetti organizzativi sostenibili, governando risorse, processi e relazioni all’interno del sistema bibliotecario e nel rapporto con l’amministrazione.

Contenuti

• Tipologie di oggetti e relative forme di acquisizione e contratti:

         - libri, riviste, risorse elettroniche

         - gestionali e Discovery Tool

         - strumentazioni e altri beni mobili

         - esternalizzazione dei servizi

• Fornitori, consorzi e accordi nazionali:

         - la contrattazione

         - funzioni e modelli di intervento

         - vantaggi economici e organizzativi

         - criticità e margini di autonomia

• Elementi essenziali di una gara per acquisizioni bibliotecarie:

         - redazione dei capitolati

         - criteri di aggiudicazione

         - errori tipici e conseguenze operative e giuridiche

• Il rapporto tra bibliotecari e amministrativi:

         - ruoli e competenze

         - criticità ricorrenti

         - buone pratiche di collaborazione

Caso pratico

• Come si acquisisce un gestionale per biblioteche:

         - lettura critica di un documento di gara

         - individuazione dei punti di forza e delle criticità

         - discussione delle possibili alternative contrattuali